TNA

 Analisis Kebutuhan Pelatihan

SOAL :

1.      Sebuah lembaga ( perusahaan ) menyadari bahwa produksi mereka kalah bersaing dilapangan  sehingga dilakukan identifikasi permasalahan yang menghasilkan kesimpulan bahwa mereka kalah bersaing karena peralatan-peralatan produksi yang sudah ketinggalan zaman, sehingga diputuskan untuk mengganti peralatan dengan yang baru ( memiliki spesifikasi baru ).

1. tentukanlah permasalahan TNA yang akan dilakukan berdasarkan permasalahan tersebut, tentukan tujuan TNA
2. tentukanlah teknik analisis TNA yang akan dilakukan
3. tentukanlah teknik pengumpulan data ( tools ) yang akan digunakan.

Jawab :

1. Berdasarkan masalah pada kasus di atas, karyawan perlu mengetahui tentang alat yang baru tersebut. Dengan demikian karyawan dapat pula mempelajari cara kerja dan sistem pada peralatan yang baru tersebut. Pada tujuan TNA, yaitu optimal, bagaimana dapat menghasilkan yang terbaik. Pada actual, tidak ada data yang lama, karena masalah yang dihadapi adalah pembelajaran tentang sistem yang baru. Pada feeling, dapat diketahui bagaimana perasaan karyawan tentang peralatan yang baru tersebut, bagaimana antusiasnya para karyawan untuk mempelajari tentang alat yang baru. Dari identifkasi diatas maka dapat ditentukan permasalahan yaitu :
1. apa saja kebutuhan yang diperlukan oleh karyawan dalam mengoperasikan peralatan yang baru
2. kesiapan para karyawan tentang mempelajari peralatan yang baru
3. pendapat para karyawan tentang peralatan yang baru tersebut, sehingga perusahaan dapat mengetahui apakah peralatan baru tersebut sesuai dengan kebutuhan
4. perlunya kebiasaan para karyawan untuk menerima sistem yang baru, karena sistem tersebut pasti berbeda dengan sistem yang lama.

Dan pada solution : adalah dapat dibuat pelatihan tentang penguasaan ( mempelajari ) sistem atau cara kerja / prosedur pada peralatan yang baru

2. Ada 2 teknik TNA yang akan dilakukan pada kasus di atas yaitu SMA = Subject Matter Analysis atau Analisis Materi Subjek dan NA = Needs Assessment/Analisis Kebutuhan. SMA adalah suatu proses menganalisis materi menjadi suatu rangkaian yang bisa mempresentasikan suatu kemampuan atau keterampilan, jadi bukan hanya kumpulan tetapi sudah ada proses yang bila diikuti orang akan mampu melakukannya. SMA terpusat pada apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang para pekerja harus diketahui untuk melaksanakan tugas secara optimal. Pada SMA kita akan berusaha menggambarkan secara rinci bentuk dan hubungan-hubungan tentang apa-apa yang telah diketahui dan harus dilaksanakan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik.

Tujuan Analisis Materi Subjek adalah 1) untuk menetapkan hal-hal apa yang pelaksana ketahui dalam penggunaan secara rinci, 2) untuk menyediakan rincian kerja optimal terhadap kinerja actual yang dibandingkan sebagai optimal – actual / needs in detail, 3) untuk menyempurnakan rincian yang menggambarkan bentuk atau isi pembelajaran, 4) untuk menggambarkan bentuk pengetahuan yang berdasar pada penelitian materi subjek.

NA adalah sebuah teknik spesifik dalam TNA yang merupakan cara seorang pelatih professional mengeluarkan dan mencari pendapat mengenai optimal, aktual, perasaan, penyebab, dan solusi dari berbagai sumber. Kebutuhan adalah kesenjangan antara apa yang telah tersedia dengan apa yang diharapkan dan NA adalah proses pengumpulan informasi tentang kesenjangan dan menentukan prioritas dari kesenjangan untuk dipecahkan. NA pada dasarnya adalah suatu pendekatan yang mencoba mengidentifikasi pemenuhan kebutuhan dan pemanfaatan peralatan dengan melibatkan pengguna sebagai sumber informasi. Manfaat NA adalah untuk memperoleh informasi yang ingin dikumpulkan tentang situasi, system, hal yang dihadapi atau masalah.

3. Teknik pengumpulan data ( tools ) yang digunakan adalah : Groups atau kerja kelompok adalah pengumpulan dari tiga orang atau lebih yang mempunyai tujuan yang sama. Bekerja dengan kelompok memberikan sinergi, suatu ide dan energy yang lebih besar daripada yang mungkin didapatkan dari satu partisipan. Kerja kelompok adalah suatu alat yang bermanfaat karena melaluinya kita bisa dengan cepat mengumpulkan informasi, menyebarkan informasi, dan membentuk aplikasi. Robert L. Cilstrap dan William R. Martin dalam Roestiyah (2001:15) memberI pengertian kerja kelompok sebagai kegiatan yang biasanya berjumlah kecil yang diorganisir untuk kepentingan belajar. Hal ini merupakan solusi yang tepat untuk mengaktifkan karyawan dengan cara kerja kelompok karena kerja kelompok menuntut kegiatan yang kooperatif dari beberapa individu. Kerja kelompok merupakan salah satu metode mengajar yang diterapkan pada hampir semua bentuk pembelajaran. Kerja kelompok dilakukan sebagai pendekatan pembelajaran, karena melatih bekerja dalam kelompok (teamwork), melatih keterampilan berkomunikasi, pembagian kerja, melatih kemampuan bertanggungjawab, dan melatih keterampilan sosial.

Keuntungan penggunaan metode kelompok dapat memberikan :

o   Kesempatan kepada para karyawan untuk menggunakan keterampilan bertanya dan membahas sesuatu masalah.

o   Bakat kepemimpinan dan mengajarkan keterampilan berdiskusi.

o   Kesempatan pada para karyawan untuk lebih intensif mengadakan penyelidikan mengenai suatu kasus.

o   Kesempatan kepada para karyawan untuk mengembangkan rasa menghargai pendapat orang lain.

o   Para karyawan lebih aktif tergabung dalam pelajaran mereka dan lebih aktif partisipasi dalam diskusi

Kekurangan metode kelompok adalah :

o   Kerja kelompok sering kali hanya melibatkan kepada karyawan yang mampu, sebab mereka cakap memimpin dan mengarahkan yang kurang.

o   Strategi ini kadang-kadang menuntut pengaturan tempat duduk yang berbeda-beda dan gaya mengajar yang berbeda pula.

o   Keberhasilan kerja kelompok ini tergantung kepada kemampuan karyawan memimpin kelompok atau untuk bekerja sendiri.

2.      Suatu lembaga ( perusahaan ) merasakan adanya penurunan produktifitas dari karyawannya, setelah dilakukan identifiksi masalah disimpulkan bahwa permasalahan tersebut disebabkan karena rendahnya kinerja karyawannya.

1. tentukanlah permasalahan TNA yang akan dilakukan berdasarkan permasalahan tersebut, tentukan tujuan TNA
2. tentukanlah teknik analisis TNA yang akan dilakukan
3. tentukanlah teknik pengumpulan data ( tools ) yang akan digunakan.

Jawab :

1. Berdasarkan permasalahan di atas, maka dapat diidentifikasikan beberapa penyebab rendahnya kinerja karyawan sehingga produktifitas perusahaan tersebut menurun, yaitu :

1.   Kurang keahlian atau pengetahuan

Keahlian dan pengetahuan dalam pelaksanaan tugas sangat penting dimiliki oleh pekerja demi kelancaran dan keberhasilan tugas yang dilaksanakannya. Namun, banyak pekerja yang saat diminta untuk melakukan suatu pekerjaan tidak bisa melaksanakannya karena tidak memiliki keahlian atau pengetahuan walaupun pihak manajemen memaksa mereka untuk mengerjakan tugas tersebut ataupun jika mereka menginginkan pekerjaan itu. Mereka tidak tahu apa yang semestinya harus dilakukan, ataupun jika tahu tapi mengerjakannya tidak sesuai dengan standar manajemen. Hal ini terjadi karena pada saat mereka diminta untuk melakukan tugas tersebut, mereka tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan padanya.

2.   Kurang Insentif

Umpan balik, pujian, insentif dan kebijakan dalam dunia kerja selalu berkaitan dengan masalah kinerja. Hal ini adalah bentuk dari suatu konsekuensi pekerjaan. Pekerja yang mampu melaksanakan tugasnya dengan  baik akan mendapatkan nilai positif drai pihak manajemen atas pekerjaannya, begitu pula sebaliknya. Namun, bila kita melihat dalam suatu pekerjaan, banyak ditemukan masalah yang berkaitan dengan intensif. Banyak pekerja yang merasa bahwa pekerjaan yang telah mereka lakukan dengan baik tidak sepadan dengan pendapat yang mereka dapatkan. Tentu hal ini akan menjadi suatu masalah dalam pekerjaan apabila pekerja merasa jika pekerjaan yang telah mereka lakukan tidak sebanding dengan pendapatan yang mereka terima. Berkaitan dengan masalah insentif, dapat ditekankan dalam 2 hal :

-          Pekerja menginginkan insentif yang sesuai/ sebanding dengan

-          Pendapatan yang konsisten dan sesuai dengan standar umum.

Pekerja yang produktif akan memberi keuntungan bagi pihak manajemen sehingga manager akan memberi perhatian lebih pada mereka yang produktif, baik berupa penambahan insentif maupun bentuk reward lainnya. Penting bagi pihak manajemen untuk memberikan kebijakan berupa insentif maupun reward sebagai motivasi bagi pekerja untuk mampu memberikan kinerja yang terbaik di tempat kerjanya. Insentif dapat menjadi salah satu pemicu produktivitas kerja.

3.   Kurang Dukungan dari Lingkungan

Insentif dan lingkungan kerja saling berkaitan, karena bentuk insentif tidak terlepas dari peranan komponen dibalik lingkungan dunia kerja itu sendiri, yaitu pihak manajemen serta kebijakan yang diambil. Banyak masalah yang disebabkan oleh kebijkan, hal pribadi dan faktor-faktor kontekstual lainnya. Dalam hal ini, dapat dilihat 3 kawasan untuk menentukan apakah lingkungan menghalangi kinerja yang efektif.

a.      Personal : siapa yang bertanggung jawab terhadap pekerja yang memiliki masalah dalam kinerjanya? Pertanyaan berikut dapat dipakai untuk mencari penyebab masalahnya.

-          Kepada siapa pekerja harus bergantung?

-          Apakah masalah datang dari pekerja?

-          Apakah pekerja menganggapnya sebagai masalah yang penting?

-          Apakah supervisor cukup mengetahui apa yang pekerja harus lakukan?

-          Apakah supervisor memberi insentif yang sesuai dengan kinerja?

-          Apa yang dilakukan supervisor  jika pekerja tidak melakukan kinerjanya?

-          Apakah supervisor menganggap bahwa hal ini merupakan suatu masalah atau hanya berkaitan dengan hal manajemen?

-          Apakah manajer atau supervisor menginginkan pekerjaannya untuk mengikuti pelatihan?

-          Apakah pihak manajer manaruh perhatian pada hal ini? Apa yang terjadi jika mereka mengabaikannya.

b.      Kebijakan dan prosedur : setiap perusahaan memiliki kebijakan kerja serta prosedur-prosedur yang harus dilakukan oleh pekerjanya. Kebijakan serta prosedur yang baik terhadap suatu pekerjaan yang harus dilakukan pekerja akan memberikan hasil kinerja yang baik pula.

c.       Perangkat : untuk jenis pekerjaan tertentu, khususnya berkaitan dengan keterampilan, alat/perangkat sangat penting dalam pelaksanaan kinerja yang efektif dan efisien.

4.   Kurang Motivasi

Joe Harless dalam An Onuce of Analysis is Worth a Pound of Objectives menempatkan motivasi bersamaan dengan insentif saat menyangkut penyebab masalah kinerja. Ia menyatakan bahwa diperlukan suatu bentuk pemberian insentif untuk meningkatkan kinerja. Masalah kinerja tidak selamanya berkaitan dengan prilaku. Dewasa ini, banyak kajian pelatihan dan pengembangan berorientasi kognitif menempatkan perhatian pada apa yang terjadi dalam diri setiap pekerja. Saat kita menempatkan insentif dan motivasi secara bersamaan, kita mengabaikan perbedaan antara faktor internal dan eksternal dan hanya memusatkan pada variabel eksternal yang lebih tradisioanal, seperti insentif dan lingkungan.

Lalu, apakah motivasi itu dan bagaimana suatu pekerjaan yang telah dilakukan memberikan kontribusi terhadap pemahaman tentang masalah kinerja dan penyebabnya? Dalam The Journal of Instructional Development, John Keller menjelaskan implikasi teori motivasi dan penelitian untuk perancang pembelajaran. Dengan memahami akar psikologi perilaku dan kognitif maka dapat dipahami aspek internal dari pebelajar/peserta pelatihan. Selanjutnya, Keller menjelaskan bahwa motivasi adalah :

MOTIVASI  =  NILAI   X   PENGHARAPAN

Nilai adalah nilai individu yang melekat pada hasil kinerja yang dilakukan. Peserta pelatihan harus memahami nilai apa yang ada padanya, apa yang akan mampu dilakukannya dengan nilai tersebut serta mengapa nilai itu pantas dalam pekerjaannya. Mereka harus dapat menyadari apa yang baik, bernilai dan berharga dari suatu nilai yang akan dipelajari untuk implikasinya dalam pekerjaan sekarang dan akan datang.

Pengharapan adalah persepsi tentang keberhasilan tugas yang dilakukan. Peserta pelatihan yang tidak memiliki pengharapan tentang pelatihan yang diambilnya akan lebih sering mengundurkan diri daripada mereka yang memiliki motivasi.

Pelatih menyukai peserta yang memiliki nilai dan pengharapan yang tinggi. Saat menghadapi peserta yang kurang termotivasi, maka diperlukan suatu bentuk pemberian insentif untuk melaksanakan pekerjaannya, seperti halnya dalam pelatihan militer. Kemungkinan situasi yang terburuk dan sering terjadi adalah melihat kelompok peserta pelatihan yang tidak menginginkan untuk turut dalam pelatihan tersebut (nilai rendah), peserta yang meragukan kemampuan mereka akan keberhasilan tugasnya (pengharapan rendah) atau supervisor yang tidak ingin mengirimkan pesertanya untuk pelatihan (alasan kesulitan insentif).

Dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah apa yang diyakini serta nilai yang dimiliki pekerja tentang prosedur atau hasil kontribusi terhadap pekerjaannya. Insentif adalah apa yang dilakukan pihak manajemen terhadap hasil kinerja pekerjanya. Faktor internal adalah apa yang pekerja ketahui dan rasakan tentang dirinya sedangkan faktor eksternal adalah hubungan yang terjadi antara diri pekerja dengan unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksanaan kinerjanya.

Berikut adalah bentuk solusi yang diberikan sesuai dengan jenis penyebab masalahnya.

Jenis Sebab	Solusi
1. Kurang keahlian/pengetahuan	- Pelatihan - Bantuan Kerja
2. Kurang Insentif	- Kebijakan baru, kontrak - Pelatihan untuk supervisor
3. Kurang dukungan lingkungan	-      Merancang kembali pekerjaan -      Penggunaan perangkat baru yang lebih baik -      Penyesuaian antara pekerja dengan pekerjaan
4. Kurang motivasi	-      Pelatihan yang memberi manfaat bagi pekerjaan -      Proses atau perangkat yang lebih baik jika tidak ada manfaat yang diperoleh - Pelatihan yang memberi hasil nyata dalam membangun rasa percaya diri

2. Adapun teknik analisis TNA yang dilakukan untuk masalah kinerja karyawan di atas adalah teknik EDA = Extant Data Analysis / Analisis data ekstan, yaitu merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada hasil. Data yang ada berupa laporan hasil dari kemampuan/kerja karyawan.  Merupakan gambaran aktivitas pekerja dilihat dari hasil kerja, dengan melihat apa yang dikerjakan atau merupakan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan kenyataan yang ditunjukkan dari hasil kerja karyawan. Dalam EDA, tidak melihat pada apa yang dilakukan oleh para karyawan, akan tetapi melihat efek-efek dan kemudian menyimpulkan kembali hasilnya untuk membuat sebuah gambaran dari kemampuan/performa karyawan yang ada saat ini dari hasil-hasil tersebut. Tujuan utama EDA adalah menguji hasil, mencari kebenaran melalui trend, menyesuaikan tujuan perusahaan, menghemat dana, dan memeriksa/membuktikan apa yang didengar selama TNA.

3. Sedangkan teknik pengumpulan data ( tools ) yang digunakan adalah :
1. Interviews atau wawancara, merupakan salah satu alat atau instrument dalam pengumpulan data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan system informasi. Interviews atau wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana. Interview dapat diartikan sebagai wawancara yang merupakan metode dalam pengumpulan data yang menghendaki komunikasi langsung antar penyelidik dengan subjek atau dapat disebut sebagai responden. Wawancara memungkinkan dalam pengumpulan data mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat, dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional. Dengan teknik pengumpulan informasi menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja serta untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. Wawancara secara langsung adalah yang paling efektif dilakukan selama wawancara untuk mengumpulkan data, kendatipun demikian beberapa situasi yang tidak memungkinkan pewawancara dan responden bertemu dapat dilakukan melalui telepon.
2. Observations adalah sebagai salah satu alat analisis kebutuhan pelatihan memegang peranan penting dalam proses analisis. Alasan yang sangat mendasar sehingga observasi digunakan adalah untuk mendapatkan informasi keadaan yang aktual dan kondisi yang optimal dalam suatu pekerjaan. Keberhasilan dalam melakukan observasi sangat ditentukan oleh observer yaitu orang yang ditugaskan untuk melakukan dan melaporkan hasil pengamatan dengan baik, maka seorang observer perlu memiliki kemampuan-kemampuan pendukung dalam upaya penggalian informasi dalam analisis kebutuhan pelatihan. Melalui observasi, profesioanal pelatihan menggunakan pemikiran dan perasaan mereka untuk mengamati apa yang terjadi dalam lingkungan kerja ketika karyawan melakukan pekerjaannya. Panduan observasi adalah alat bantu kerja yang digunakan saat melakukan pengamatan di lapangan, menggali data yang sudah ada sebelum dan sesudah ke lapangan
3. Survey atau angket  dalam analisis kebutuhan pelatihan berfungsi sebagai alat pengumpulan data yang berupa serangkaian pertanyaan yang diajukan pada responden untuk mendapat jawaban. Angket dapat berupa daftar atau kumpulan pertanyaan tertulis yang harus dijawab secara tertulis dana sebagai jalan komunikasi untuk memperoleh data dari sumber data (responden). Suatu survey dan angket yang disusun dan disebarkan untuk memperoleh informasi dari berbagai sumber. Daftar pertanyaan dalam angket atau survey dipersiapkan untuk tujuan yang spesifik, menyalurkan sumber, biasanya nama responden tidak dikenal, hasil pengisian dikembalikan ke pengirim, dan untuk selanjutnya dianalisis untuk memperoleh informasi tertentu sesuai dengan tujuan penyusunan angket dan survey.