TNA

1. Jelaskan mengapa perlu dilakukan TNA! Tinjau dari aspek tantangan bagi pelatih.

Jawab :

Dalam melakukan analisis kebutuhan, pelatih mencari opini dan ide yang sesuai dengan lima tujuan analisis kebutuhan pelatihan, yaitu : (1) apa yang seharusnya menjadi sumber tentang pemikiran suatu kejadian? (2) apa yang sesungguhnya sedang terjadi ? (3) bagaimana mereka merasakan kejadian itu ? (4) dalam hal penyebab sebuah kinerja, apa penyebab ketidaksesuaian kinerja ? dan (5) apa yang seharusnya dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah atau memperkenalkan suatu sistem yang baru ?

Jika di tinjau dari aspek tantangan bagi pelatih, adalah :

a)    Masalah kemampuan atau performa; yang merupakan sirkumstansi yang paling sering terjadi yang melibatkan para professional pelatihan dan melakukan TNA. Masalah kemampuan terjadi ditengah upaya-upaya berkesinambungan dalam situasi di mana para karyawan harus tahu bagaimana melakukan sesuatu hal dalam menyelesaikan suatu permasalahan.  Kemampuan mereka perlu dilatih agar dapat menyelesaikan permasalahan dengan  baik.

b)   Sistem dan Teknologi Baru; selama begitu banyak jenis lingkungan, ketentuan, dan industri pengenalan sistem dan teknologi baru mendapatkan suatu porsi waktu yang lebih besar dari para pelatih atau teknologis instruksional. Sistem dan teknologi baru merupakan tantangan bagi pelatih karena dengan munculnya sistem dan teknologi baru tentu akan berpengaruh dan menjadi tantangan, sebagai contoh dalam suatu perusahaan kehadiran mesin baru tentu akan membuat karyawan atau teknisi sedikit repot karena terlebih dahulu harus mempelajari dan menguasai cara kerja mesin tersebut. Hal ini akan mempengaruhi pelatih yang profesional, setidaknya mereka harus terlebih dahulu mengetahuinya.

c)    Pelatihan Otomatis; dalam beberapa kasus pelatihan terjadi karena aturan memandatkan hal itu terjadi atau kerja akan terlihat baik jika hal itu terjadi.

2. Dalam Pelaksanaan TNA, aktivitas difokuskan pada lima tujuan utama. Jelaskan kelima tujuan utama TNA tersebut.

Jawab :

Kebutuhan adalah kesenjangan antara apa yang telah tersedia dengan apa yang diharapkan dan Need Assessment adalah proses mengumpulkan informasi tentang kesenjangan dan menentukan prioritas dari kesenjangan untuk dipecahkan. Dengan kata lain, Analisis Kebutuhan adalah usaha sistemik yang digunkan untuk mengumpulkan pendapat dan ide dari berbagai sumber tentang masalah kinerja kerja atau sistem teknologi baru.

Adapun lima tujuan utama dilakukannya TNA adalah :

a)    Optimalis, merupakan kondisi ideal yang diharapkan dalam suatu organisasi yang bisa dikatakan sebagai tujuan yang ingin dicapai. Apa yang seharusnya menjadi sumber tentang pemikiran suatu kejadian ? Mencari optimalisasi kejadian ( menggunakan interview, group meeting, dan survey ) yang sebenarnya dan merinci ketidaksesuaian kinerja. Dalam hal ini harus diketahui tentang ‘apa yang orang pikirkan tentang sesuatu kejadian dan apa yang seharusnya terjadi’. 

b)   Actual, merupakan kondisi nyata yang ditemukan dalam kegiatan sehari-hari yang disesuaikan dengan tujuan organisasi. Apa yang sesungguhnya sedang terjadi ? Mencari aktual dengan menggunakan survey dan observasi.

c)    Feelings atau prioritas adalah perasaan yang menyenangkan dari orang-orang yang di lingkungan organisasi yang memiliki kesamaan dalam tujuan dengan tidak ada perasaan yang tertekan diantaranya. Bagaimana mereka merasakan kejadian itu ? Bagaimana feelings mereka tentang atau terhadap :

1.    Topik atau materi, sistem atau masalah, misalnya dengan munculnya teknologi baru.

2.    Apakah ada atau tidak prioritas ? Pelatih yang mau diajukan terhadap topik atau materi bagaimana persepsi mereka terhadap yang mana yang menjadi prioritas.

3.    Apakah training merupakan suatu solusi atau apakah ada solusi lain yang lebih cepat.

4.    Analisis kebutuhan percaya pada ketuntasan itu.

Mencari feelings atau prioritas dengan menggunakan interview dan group meeting.

d)   Causes, adalah penyebab terjadinya masalah dapat diketahui sesegera mungkin sehingga dapat melangkah ke tahap berikutnya menuju penyelesaian lanjutan. Dalam hal penyebab sebuah kinerja, apa penyebab ketidaksesuaian kinerja ? Tujuan dari analisis kebutuhan adalah mencari sumber penyebab atau penyumbang masalah. Yang menjadi bagian utama dari TNA untuk mencari dan menyelidiki penyebab-penyebab dari permasalahannya,  misalnya :

1.    Apakah karena motivasi kurang,

2.    Apakah karena sarana dan prasarana kurang lengkap atau tidak ada sama sekali,

3.    Apakah dikarenakan insentif yang kurang,

4.    Apakah para karyawan tidak mempunyai keahlian atau pengetahuan yang menjadi persyaratan,

5.    Apakah mereka tidak mengetahui bagaimana untuk melakukan apa yang diharapkan dari mereka,

6.    Apakah dukungan / faktor lingkungan kerja yang menghambat,

7.    Apakah pemegang jabatan tidak berpikir bahwa hal itu adalah hal yang berharga untuk dilakukan atau diketahui,

8.    Ataupun apakah mereka tidak mempunyai keyakinan bahwa mereka bisa melakukan hal itu.

Kemungkinan penyebab-penyebab masalah dapat dibatasi seperti :

a.    Karyawan belum memenuhi syarat skill atau pengetahuan.

b.    Mereka belum mengetahui bagaimana melakukan apa yang diharapkan.

c.    Tidak adanya insentif untuk kinerja yang baik.

d.    Mereka belum mengetahui bahwa mereka dapat melakukan hal itu.

e)    Solution, adalah mencari jalan penyelesaiannya atau pemecahan masalah hingga masalah dapat teratasi dan tujuan utama dapat terlaksana. Apa yang seharusnya dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah atau memperkenalkan suatu sistem yang baru ? Cara untuk mengakhiri masalah ataupun suatu jawaban yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah misalnya apakah harus dilakukan pelatihan atau cukup hanya diberikan tambahan motivasi, insentif serta perlengkapan sarana dan prasarana. Mencari penyebab terjadinya masalah dengan menggunakan interview dan survey.

3. Dalam pelaksanaan TNA, dikenal tiga jenis teknik analisis. Jelaskan ketiga jenis analisis tersebut dan buatlah skema hubungan antara Teknik Analisis dan Tujuan TNA.

Jawab :

Kebutuhan Pelatihan dapat dijabarkan setelah melakukan kegiatan analisis yang berorientasi pada pencarian informasi yang mencakup :

a)    Optimal   = Kinerja optimal atau pengetahuan yang optimal,

b)   Actual      = Kinerja pada saat ini atau pengetahuan saat ini,

c)    Feelings   = Perasaan, sikap atau konsep diri peserta pelatihan,

d)   Causes     = Penyebab terjadinya masalah,

e)    Solutions = Jalan keluar permasalahan.

Masing-masing alat di atas digunakan dengan tujuan untuk memperoleh informasi tertentu. Pencarian informasi-informasi yang dikemukakan di atas dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dan alat analisis yang tepat. Rosset dan Arwady (1989) menguraikan bahwa ada tiga teknik analisis yang dapat dipergunakan yaitu :

a)    EDA = Extant Data Analysis / Analisis data ekstan yaitu merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada hasil. Data yang ada berupa laporan hasil dari kemampuan / kerja karyawan.  Merupakan gambaran aktivitas pekerja dilihat dari hasil kerja, dengan melihat apa yang dikerjakan atau merupakan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan kenyataan yang ditunjukkan dari hasil kerja karyawan. Dalam EDA, tidak melihat pada apa yang dilakukan oleh para karyawan, akan tetapi melihat efek-efek dan kemudian menyimpulkan kembali hasilnya untuk membuat sebuah gambaran dari kemampuan / performa karyawan yang ada saat ini dari hasil-hasil tersebut. Tujuan utama EDA adalah menguji hasil, mencari kebenaran melalui trend, menyesuaikan tujuan perusahaan, menghemat dana, dan memeriksa / membuktikan apa yang didengar selama TNA.

b)   NA = Needs Assessment/Analisis Kebutuhan, adalah sebuah teknik spesifik dalam TNA yang merupakan cara seorang pelatih professional mengeluarkan dan mencari pendapat mengenai optimal, aktual, perasaan, penyebab, dan solusi dari berbagai sumber. Kebutuhan adalah kesenjangan antara apa yang telah tersedia dengan apa yang diharapkan dan NA adalah proses pengumpulan informasi tentang kesenjangan dan menentukan prioritas dari kesenjangan untuk dipecahkan. NA pada dasarnya adalah suatu pendekatan yang mencoba mengidentifikasi pemenuhan kebutuhan dan pemanfaatan peralatan dengan melibatkan pengguna sebagai sumber informasi. Manfaat NA adalah untuk memperoleh informasi yang ingin dikumpulkan tentang situasi, sistem, hal yang dihadapi atau masalah.

c)    SMA = Subject Matter Analysis atau Analisis Materi Subjek, adalah suatu proses menganalisis materi menjadi suatu rangkaian yang bisa mempresentasikan suatu kemampuan atau keterampilan, jadi bukan hanya kumpulan tetapi sudah ada proses yang bila diikuti orang akan mampu melakukannya. SMA terpusat pada apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang para pekerja harus diketahui untuk melaksanakan tugas secara optimal. Pada SMA kita akan berusaha menggambarkan secara rinci bentuk dan hubungan-hubungan tentang apa-apa yang telah diketahui dan harus dilaksanakan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik.

 

4. Jelaskan empat penyebab masalah kinerja, dan dari keempat penyebab tersebut mana yang memiliki kemungkinan solusinya dilakukan melalui kegiatan pelatihan? Berikan alasan.

Jawab :

Setiap masalah selalu ada sebabnya begitu pula dengan masalah kinerja. Ada empat jenis penyebab masalah dalam kinerja yaitu :

1.   Kurang keahlian atau pengetahuan

Keahlian dan pengetahuan dalam pelaksanaan tugas sangat penting dimiliki oleh pekerja demi kelancaran dan keberhasilan tugas yang dilaksanakannya. Namun, banyak pekerja yang saat diminta untuk melakukan suatu pekerjaan tidak bisa melaksanakannya karena tidak memiliki keahlian atau pengetahuan walaupun pihak manajemen memaksa mereka untuk mengerjakan tugas tersebut ataupun jika mereka menginginkan pekerjaan itu. Mereka tidak tahu apa yang semestinya harus dilakukan, ataupun jika tahu tapi mengerjakannya tidak sesuai dengan standar manajemen. Hal ini terjadi karena pada saat mereka diminta untuk melakukan tugas tersebut, mereka tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan padanya.

2.   Kurang Insentif

Umpan balik, pujian, insentif dan kebijakan dalam dunia kerja selalu berkaitan dengan masalah kinerja. Hal ini adalah bentuk dari suatu konsekuensi pekerjaan. Pekerja yang mampu melaksanakan tugasnya dengan  baik akan mendapatkan nilai positif drai pihak manajemen atas pekerjaannya, begitu pula sebaliknya. Namun, bila kita melihat dalam suatu pekerjaan, banyak ditemukan masalah yang berkaitan dengan intensif. Banyak pekerja yang merasa bahwa pekerjaan yang telah mereka lakukan dengan baik tidak sepadan dengan pendapat yang mereka dapatkan. Tentu hal ini akan menjadi suatu masalah dalam pekerjaan apabila pekerja merasa jika pekerjaan yang telah mereka lakukan tidak sebanding dengan pendapatan yang mereka terima. Berkaitan dengan masalah insentif, dapat ditekankan dalam 2 hal :

-          Pekerja menginginkan insentif yang sesuai/ sebanding dengan

-          Pendapatan yang konsisten dan sesuai dengan standar umum.

Pekerja yang produktif akan memberi keuntungan bagi pihak manajemen sehingga manager akan memberi perhatian lebih pada mereka yang produktif, baik berupa penambahan insentif maupun bentuk reward lainnya. Penting bagi pihak manajemen untuk memberikan kebijakan berupa insentif maupun reward sebagai motivasi bagi pekerja untuk mampu memberikan kinerja yang terbaik di tempat kerjanya. Insentif dapat menjadi salah satu pemicu produktivitas kerja.

3.   Kurang Dukungan dari Lingkungan

Insentif dan lingkungan kerja saling berkaitan, karena bentuk insentif tidak terlepas dari peranan komponen dibalik lingkungan dunia kerja itu sendiri, yaitu pihak manajemen serta kebijakan yang diambil. Banyak masalah yang disebabkan oleh kebijkan, hal pribadi dan faktor-faktor kontekstual lainnya. Dalam hal ini, dapat dilihat 3 kawasan untuk menentukan apakah lingkungan menghalangi kinerja yang efektif.

a.    Personal : siapa yang bertanggung jawab terhadap pekerja yang memiliki masalah dalam kinerjanya? Pertanyaan berikut dapat dipakai untuk mencari penyebab masalahnya.

-          Kepada siapa pekerja harus bergantung?

-          Apakah masalah datang dari pekerja?

-          Apakah pekerja menganggapnya sebagai masalah yang penting?

-          Apakah supervisor cukup mengetahui apa yang pekerja harus lakukan?

-          Apakah supervisor memberi insentif yang sesuai dengan kinerja?

-          Apa yang dilakukan supervisor  jika pekerja tidak melakukan kinerjanya?

-          Apakah supervisor menganggap bahwa hal ini merupakan suatu masalah atau hanya berkaitan dengan hal manajemen?

-          Apakah manajer atau supervisor menginginkan pekerjaannya untuk mengikuti pelatihan?

-          Apakah pihak manajer manaruh perhatian pada hal ini? Apa yang terjadi jika mereka mengabaikannya.

b.    Kebijakan dan prosedur : setiap perusahaan memiliki kebijakan kerja serta prosedur-prosedur yang harus dilakukan oleh pekerjanya. Kebijakan serta prosedur yang baik terhadap suatu pekerjaan yang harus dilakukan pekerja akan memberikan hasil kinerja yang baik pula.

c.    Perangkat : untuk jenis pekerjaan tertentu, khususnya berkaitan dengan keterampilan, alat/perangkat sangat penting dalam pelaksanaan kinerja yang efektif dan efisien.

4.   Kurang Motivasi

Joe Harless dalam An Onuce of Analysis is Worth a Pound of Objectives menempatkan motivasi bersamaan dengan insentif saat menyangkut penyebab masalah kinerja. Ia menyatakan bahwa diperlukan suatu bentuk pemberian insentif untuk meningkatkan kinerja. Masalah kinerja tidak selamanya berkaitan dengan prilaku.

Dewasa ini, banyak kajian pelatihan dan pengembangan berorientasi kognitif menempatkan perhatian pada apa yang terjadi dalam diri setiap pekerja. Saat kita menempatkan insentif dan motivasi secara bersamaan, kita mengabaikan perbedaan antara faktor internal dan eksternal dan hanya memusatkan pada variabel eksternal yang lebih tradisioanal, seperti insentif dan lingkungan.

Lalu, apakah motivasi itu dan bagaimana suatu pekerjaan yang telah dilakukan memberikan kontribusi terhadap pemahaman tentang masalah kinerja dan penyebabnya? Dalam The Journal of Instructional Development, John Keller menjelaskan implikasi teori motivasi dan penelitian untuk perancang pembelajaran. Dengan memahami akar psikologi perilaku dan kognitif maka dapat dipahami aspek internal dari pebelajar/peserta pelatihan. Selanjutnya, Keller menjelaskan bahwa motivasi adalah :

MOTIVASI  =  NILAI   X   PENGHARAPAN

Nilai adalah nilai individu yang melekat pada hasil kinerja yang dilakukan. Peserta pelatihan harus memahami nilai apa yang ada padanya, apa yang akan mampu dilakukannya dengan nilai tersebut serta mengapa nilai itu pantas dalam pekerjaannya. Mereka harus dapat menyadari apa yang baik, bernilai dan berharga dari suatu nilai yang akan dipelajari untuk implikasinya dalam pekerjaan sekarang dan akan datang.

Pengharapan adalah persepsi tentang keberhasilan tugas yang dilakukan. Peserta pelatihan yang tidak memiliki pengharapan tentang pelatihan yang diambilnya akan lebih sering mengundurkan diri daripada mereka yang memiliki motivasi.

Pelatih menyukai peserta yang memiliki nilai dan pengharapan yang tinggi. Saat menghadapi peserta yang kurang termotivasi, maka diperlukan suatu bentuk pemberian insentif untuk melaksanakan pekerjaannya, seperti halnya dalam pelatihan militer. Kemungkinan situasi yang terburuk dan sering terjadi adalah melihat kelompok peserta pelatihan yang tidak menginginkan untuk turut dalam pelatihan tersebut (nilai rendah), peserta yang meragukan kemampuan mereka akan keberhasilan tugasnya (pengharapan rendah) atau supervisor yang tidak ingin mengirimkan pesertanya untuk pelatihan (alasan kesulitan insentif).

Dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah apa yang diyakini serta nilai yang dimiliki pekerja tentang prosedur atau hasil kontribusi terhadap pekerjaannya. Insentif adalah apa yang dilakukan pihak manajemen terhadap hasil kinerja pekerjanya. Faktor internal adalah apa yang pekerja ketahui dan rasakan tentang dirinya sedangkan faktor eksternal adalah hubungan yang terjadi antara diri pekerja dengan unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksanaan kinerjanya.

Solusi dapat diberikan berdasarkan penyebab yang mendasari suatu masalah. Tidak semua masalah kinerja memerlukan pelatihan. Pelatihan hanya diperlukan untuk masalah yang terkait dengan keterampilan, pengetahuan atau motivasi. Pelatihan tidak memberi dampak bila menyangkut masalah kebijakan atau insentif. Berikut adalah bentuk solusi yang diberikan sesuai dengan jenis penyebab masalahnya.

Jenis Sebab	Solusi
1. Kurang Keahlian/pengetahuan	- Pelatihan - Bantuan Kerja
2. Kurang Insentif	- Kebijakan baru, kontrak - Pelatihan untuk supervisor
3. Kurang dukungan lingkungan	-      Merancang kembali pekerjaan -      Penggunaan perangkat baru yang lebih baik -      Penyesuaian antara pekerja dengan pekerjaan
4. Kurang motivasi	-      Pelatihan yang memberi manfaat bagi pekerjaan -      Proses atau perangkat yang lebih baik jika tidak ada manfaat yang diperoleh - Pelatihan yang memberi hasil nyata dalam membangun rasa percaya diri

Pada umumnya, solusi dapat dibedakan atas 2 jenis yaitu :

Ø  Pelatihan

Intervensi yang diberi melalui rangkaian presentasi, praktek serta umpan balik yang mengajarkan hal baru pada seseorang atas sesuatu yang belum mereka ketahui, sesuatu yang belum pernah dipelajari atau yang telah mereka lupakan. Bantuan kerja merupakan intervensi yang sering dikaitkan dengan pelatihan. Sebuah seminar produk ilmu pengetahuan pada suatu program asuransi baru, misalnya mengambil manfaat bantuan kerja berupa bantuan penghitungan.

Ø  Pelaporan dan Restrukturisasi

Para profesional yang memiliki keahlian pada suatu bentuk pelatihan sering disebut sebagai spesialis kinerja. Mereka biasanya melakukan pelatihan bagi para pekerja yang memiliki masalah keahlian/pengetahuan dalam kinerjanya. Namun, ada kalanya solusi tidak memerlukan bentuk pelatihan. Solusi non-pelatihan, sebaiknya segera direkomendasikan ketika penyebabya mulai terindikasi. Pilihannya bisa bermacam-macam, misalnya : membuat jadwal kerja baru, perangkat baru, atau memberi penghargaan atas keberhasilan kinerja. Kuncinya adalah dengan melihat kepada masalah, mencari tahu penyebabnya serta bertindak sesuai dengan sebabnya.

Pengembangan pelatihan pada kelompok kerja, kemudian melakukan analisis kebutuhan pelatihan, sering dilakukan untuk mengetahui bahwa sebenarnya masalah bukan hanya datang dari pekerja. Ada kalanya, manajer adalah orang yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Karena itu, laporkanlah segala bentuk indikasi penyebab yang terlihat dalam masalah kinerja. Tujuan dilakukannya Analisis Kebutuhan Pelatihan adalah untuk mengumpulkan informasi kepada pihak manajerial untuk benar-benar mengatahui apa yang sedang terjadi dan apa sebabnya. Hal ini akan menghemat pelatihan untuk masalah yang lebih berkaitan dengan inovasi kerja.    

5. Menurut anda apakah pelatihan yang pernah dilakukan di lembaga anda (Lembaga lain yang anda ketahui) sudah melalui analisis kebutuhan ? Jelaskan.

Jawab :

Pada bulan Mei 2010, Majelis Agama Buddha Theravada Indonesia (MAGABUDHI) kota Medan, telah melaksanakan pelatihan / kursus dasar Buddhadhamma. Pelatihan ini ditujukan untuk para anggota Dayaka Vihara Mahasampatti yang baru, dan pada pelatihan ini menurut saya telah melalui analisis kebutuhan, salah satunya dapat di lihat dari materi-materi dasar yang diberikan pada pelatihan tersebut, di mana materi yang diberikan adalah berupa materi yang berdasarkan dari pendapat para ahli ( menggunakan teknik SMA ) dalam hal ini bersumber pada para Bhikkhu dan Pandita, sehingga materi yang diberikankan akan bermanfaat bagi para anggota untuk melayani umat. Selain pendapat para ahli, materi juga didasarkan akan kebutuhan yang diperlukan pada saat ini. Dan pada akhirnya tercapai tujuan yang optimal.