Perencanaan Pendidikan Dan Pelatihan

1.   Give a definition of a :

a.    Training Need Assessment

A training needs assessment is a tool utilized to identify what educational courses or activities should be provided to management and employees to improve their management skills and work productivity. Focus should be placed on needs as opposed to desires..

b.    Cohort Analysis

A limitation of cohort analysis is the assumption that the composition of the group being followed does not change over time. Sources of potential compositional changes include immigration (for the total Canadian population), and the increased tendency for people to identify as Aboriginal (for the First Nations population), since new members can be added to a cohort from one data year to the next. This analysis should thus be interpreted with these limitations in mind.

c.    Task Analysis

Task analysis is the analysis of how a task is accomplished, including a detailed escription of both manual and mental activities, task and element durations, task frequency, task allocation, task complexity, environmental conditions, necessary clothing and equipment, and any other unique factors involved in or required for one or more people to perform a given task. Task analysis emerged from research in applied behavior analysis and still has considerable research in that area. Information from a task analysis can then be used for many purposes, such as personnel selection and training, tool or equipment design, procedure design (e.g., design of checklists or decision support systems) and automation.

d.    S.W.O.T Analysis

SWOT analysis is a strategic planning method used to evaluate the Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats involved in a project or in a business venture. It involves specifying the objective of the business venture or project and identifying the internal and external factors that are favorable and unfavorable to achieve that objective. The technique is credited to Albert Humphrey, who led a convention at Stanford University in the 1960s and 1970s using data from Fortune 500 companies.

A SWOT analysis must first start with defining a desired end state or objective. A SWOT analysis may be incorporated into the strategic planning model. Strategic Planning, has been the subject of much research.

·         Strengths: attributes of the person or company that are helpful to achieving the objective(s).

·         Weaknesses: attributes of the person or company that are harmful to achieving the objective(s).

·         Opportunities: external conditions that are helpful to achieving the objective(s).

·         Threats: external conditions which could do damage to the objective(s).

Identification of SWOTs are essential because subsequent steps in the process of planning for achievement of the selected objective may be derived from the SWOTs. First, the decision makers have to determine whether the objective is attainable, given the SWOTs. If the objective is NOT attainable a different objective must be selected and the process repeated. The SWOT analysis is often used in academia to highlight and identify strengths, weaknesses, opportunities and threats. It is particularly helpful in identifying areas for development.

e.    Balanced Scorecard

The balanced scorecard is a strategic planning and management system that is used extensively in business and industry, government, and nonprofit organizations worldwide to align business activities to the vision and strategy of the organization, improve internal and external communications, and monitor organization performance against strategic goals. It was originated by Drs. Robert Kaplan (Harvard Business School) and David Norton as a performance measurement framework that added strategic non-financial performance measures to traditional financial metrics to give managers and executives a more 'balanced' view of organizational performance.  While the phrase balanced scorecard was coined in the early 1990s, the roots of the this type of approach are deep, and include the pioneering work of General Electric on performance measurement reporting in the 1950’s and the work of French process engineers (who created the Tableau de Bord – literally, a "dashboard" of performance measures) in the early part of the 20th century.

The balanced scorecard has evolved from its early use as a simple performance measurement framework to a full strategic planning and management system. The “new” balanced scorecard transforms an organization’s strategic plan from an attractive but passive document into the "marching orders" for the organization on a daily basis. It provides a framework that not only provides performance measurements, but helps planners identify what should be done and measured. It enables executives to truly execute their strategies.

This new approach to strategic management was first detailed in a series of articles and books by Drs. Kaplan and Norton. Recognizing some of the weaknesses and vagueness of previous management approaches, the balanced scorecard approach provides a clear prescription as to what companies should measure in order to 'balance' the financial perspective. The balanced scorecard is a management system (not only a measurement system) that enables organizations to clarify their vision and strategy and translate them into action. It provides feedback around both the internal business processes and external outcomes in order to continuously improve strategic performance and results. When fully deployed, the balanced scorecard transforms strategic planning from an academic exercise into the nerve center of an enterprise.

Kaplan and Norton describe the innovation of the balanced scorecard as follows:

"The balanced scorecard retains traditional financial measures. But financial measures tell the story of past events, an adequate story for industrial age companies for which investments in long-term capabilities and customer relationships were not critical for success. These financial measures are inadequate, however, for guiding and evaluating the journey that information age companies must make to create future value through investment in customers, suppliers, employees, processes, technology, and innovation." 

f.     Performance Evaluation

Performance Evaluation is a constructive process to acknowledge the performance of a non-probationary career employee. An employee's evaluation shall be sufficiently specific to inform and guide the employee in the performance of her/his duties. Performance evaluation is not in and of itself a disciplinary procedure.

2.   Identify and explain the primary elements of strategic systems planning. Select a contemporary organization and apply these elements to that organization

a.    What needs to be known ?

b.    Where can the data be obtained ?

c.    Who will gather the data ?

d.    How will the data be gathered ?

e.    Who will analyze and interpret the data ?

f.     How can extracted intelligence be disseminated to the proper parties for equally future retrievei ?

g.    How will the system be protected from “ leakage “ and from sabotage ?

Jawab :

Komponen penting yang harus ada dalam Renstra, yaitu :

1)     Komponen Visi

2)     Komponen Misi

3)     Komponen Tujuan

4)     Komponen Sasaran

5)     Komponen Strategi Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Visi adalah keadaan institusi di masa depan yang diinginkan. Visi merupakan cita-cita dan harapan semua unsur organisasi atau perkumpulan yang dipergunakan sebagai pedoman dan pendorong untuk mencapai tujuan organisasi yang menggambarkan tentang apa yang akan dicapai di masa depan sebagai hasil komitmen dan kesepakatan semua unsur organisasi atau perkumpulan tersebut. Visi muncul dari harapan dan cita-cita para anggota organisasi, visi memberi arah bagi penyusunan strategi dan rencana,  akan menumbuhkan suasana batin dan semangat, visi seharusnya dapat mempengaruhi perasaan dan pikiran agar dapat menyentuh tingkat energi yang terdalam dari setiap anggota.

Misi adalah pernyataan singkat tentang :

·         Fungsi-fungsi apa yang harus dilakukan oleh institusi agar visinya dapat terwujud

·         Untuk siapa institusi melakukan fungsi itu

·         Bagaimana institusi melakukan fungsi itu

·         Apa yang membuat institusi ini kelihatan unik.

Tujuan adalah suatu yang Ingin dicapai atau diperoleh dengan melaksanakan suatu atau beberapa tindakan. Tujuan organisasi merupakan implementasi dari pernyataan misi yang telah ditentukan sehingga dapat menggambarkan arah strategi yang akan diciptakan dan meletakkan kerangka prioritas untuk memfokuskan arah sasaran, kebijakan, program, dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka mewujudkan misi.

Sasaran merupakan gambaran yang diinginkan melalui tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan organisasi dan dirumuskan untuk memberikan focus pada penyusunan kebijakan dan program yang dapat diukur dalam pencapaiannya.

Strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu untuk menentukan garis besar pedoman pencapaian tujuan dan sasaran yang meliputi penetapan kebijakan dan program yang diimplementasikan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan secara bertahap dan berkesinambungan dalam setiap tahunnya.

Penerapan elemen-elemen Renstra pada salah satu Sekolah :

1. Kebutuhan apa yang harus diketahui?
1. Data Pendidikan berupa : Murid, Guru, Gedung, Sarana Pendidikan
2. Data Non Pendidikan berupa : Penduduk Usia Sekolah, Potensi Daerah, Ekonomi, Sosial Budaya, Geografis, Administrasi Pemerintahan
2. Darimana data diperoleh?

Data diperoleh dari sekolah yang bersangkutan

3. Siapa yang akan mengumpulkan data?

Yang mengumpulkan data adalah tim pengembang perencanaan strategi sekolah

4. Bagaimana data dikumpulkan?

Data dikumpulkan dengan membagi instrument yang berisikan pertanyaan tentang data yang dibutuhkan

5. Siapa yang akan menganalisis data?

Data perlu dianalisa oleh team yang akan merencanakan atau akan mengambil keputusan atau pembuat rencana. Mana data yang berkaitan dan perlu digunakan dan mana data yang dapat dibuang karena tidak berhubungan.

6. Bagaimana menggali kecerdasan yang disebarkan kepada bagian-bagian yang tepat untuk efisien yang sama mendapatkan kembali masa yang akan datang.

Memanfaatkan sdm dengan sebaiknya.

7. Bagaimana sistem akan dilindungi dari kebocoran dan sabotase?

Keputusan perlu dilindungi agar tidak tersebar ke semua pihak, terutama mereka yang tidak berkepentingan. Cara yang paling baik adalah pengambil keputusan adalah orang – orang yang dipercaya. Alternatip atau pertimbangan – pertimbangan yang perlu dipikirkan bias saja dibuka kepada beberapa orang untuk mencari masukan. Setelah team mengusulkan atau memberikan suatu rekomendasi keputusan diambil oleh orang tertentu. Tentu saja dalam mengambil keputusan tidak boleh hanya satu, tetapi perlu dipikirkan adanya alternatip atau jalan keluar bila menghadapi masalah. Cara yang modern justru membuka kepada semua pihak yang terkait, ini namanya manajeman terbuka. Dengan dibukanya kebijaksanaan dan rencana yang akan dilakukan membuka kemungkinan semua pihak mengusahakan dan menggunakan system yang telah diambil sebagai sebuah system yang terpadu. Justru dengan dibuka kepada semua, sabotase akan sulit karena yang mengawasi jalannya system adalah semua pihak. Sedikit ada kekacauan atau kekeliruan akan diawasi oleh banyak pihak.

3.   Develop a model showing the relationship of strategic choice elements in the strategic planning process. Explain what is meant by this model.

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

      

4.   What is the process for systematically applying systems thinking to the educational planning phase of an organization ? Explain this process.

Jawab :

a.               Merumuskan tujuan.

Tujuan instruksional harus dirumuskan dalam kemampuan apa yang harus dimiliki pada tingkat jenjang belajar tertentu.

b.    Menentukan isi materi

Isi materi harus sesuai dengan tujuan yang hendak dicapainya.Materi bisa berbeda untuk tiap kelompok peserta didik karena harus disesuaikan dengan karakteristik awal peserta.

c.    Menurut kemampuan awal.

Kemampuan awal siswa ditentukan dengan memberikan tes awal. Pengetahuan tentang kemampuan awal siswa ini penting bagi pengajar agar dapat memberikan dosis pelajaran yang tepat; tidak terlalu sukar dan tidak terlalu mudah.

d.    Menentukan teknik dan strategi.

Pada tahap ini pengajar harus menentukan cara untuk dapat mencapai tujuan instruksional dengan sebaik-baiknya.

e.    Pengelompokan belajar.

Setelah menentukan pendekatan dan metode, pengajar harus mulai merencanakan bagaimana kelompok belajar akan diatur. Untuk model siswa aktip perlu direncanakan pengelompokan yang cocok sehingga semua siswa dapat aktip. Sedangkan untuk model ceramah atau pengajarn guru aktip, mungkin pengelompokan tidak terlalu dibutuhkan karena biasanya langsung klasikal diajar.

f.     Menentukan pembagian waktu.

Pemilihan strategi dan teknik untuk ukuran kelompok yang berbeda-beda tersebut mau tidak mau akan memaksa pengajar memikirkan penggunaan waktunya, yaitu apakah sebagian besar waktunya harus dialokasikan untuk presentasi atau pemberian informasi, untuk pekerjaan laboratorium secara individual, atau untuk diskusi.

g.    Menentukan ruang.

Alokasi ruang ditentukan dengan menjawab apakah tujuan belajar dapat dipakai secara lebih efektif dengan belajar secara mandiri dan bebas, berinteraksi antarsiswa, atau mendegarkan penjelasan dan bertatap muka dengan penagajar.

h.   Memilih media instruksional yang sesuai.

Pemilihan media ditentukan menurut tanggapan siswa yang disepakati. Jadi tidak sekadar yang dapat memberikan stimulus rangsangan belajar. Gerlach dan Ely mambagi media sebagai sumber belajar ini ke dalam lima katergori, yaitu: (a) manusia dan  benda nyata, (b) media visual proyeksi, (c) media audio, (d) media cetak, dna (e) media display.

i.     Mengevaluasi hasil belajar.

Kegiatan belajar adalah interaksi antara pengajar dan siswa, interaksi antara siswa dan media instruksional.Instrumen evaluasi dikembangkan atas dasar rumusan tujuan dan harus dapat mengukur keberhasilan secara benar dan objektif.

j.     Menganalisis umpan balik.

Analisis umpan balik merupakan tahap terakhir dari pengembangan sistem instruksional ini. Berdasarkan analisa umpan balik dapat dilakukan evaluasi atau perbaikan secara keseluruhan sehingga untuk masa mendatang dapat menghasilkan hasil pembelajaran yang lebih baik.

5.   What does the planning dimension called “ time and causality” involve ?

Jawab :

Time and causality adalah hal – hal yang mungkin mengalami perubahan dengan perubahan ruang dan waktu. Perubahan – perubahan di komponen yang berubah itu mengakibatkan perlunya perubahan di bagian berikutnya karena adanya hubungan sebab akibat. Dengan demikian komponen waktu dan kausalitas merupakan komponen yang mungkin berubah karena adanya perubahan waktu dan hubungan sebab akibat.

a.         Lingkungan atau sejarah dari perencanaan. Artinya suatu rencana tidak dapat dipisahkan dengan keadaan sekitar yang terjadi pada waktu itu dan hal – hal yang menyebabkan perencanaan perlu dilakukan. Latar belakang ini sangat mempengaruhi arah yang nantinya akan diambil.

b.      Manusia sebagai agent pelaksanaan terbatas dengan adanya ruang dan wkatu. Petugas atau orang – orang yang menjalankan keputusan itu. Rencana yang sama dapat saja menghasilkan sesuatu yang berbeda bila dikerjakan oleh petugas yang berbeda. Kepribadian, kemampuan dan sifat akan sangat mempengaruhi perjalanan proses pelaksanaan.

c.      Peraturan yang ada. Aturan pada saat perencanaan dan pelaksanaan membuat perbedaan. Input dan outcome atau output. Bahan dasar yang diterima dan tujuan yang seharusnya dicapai mempengaruhi keseluruhan proses.